IL SISTEMA COMUNALE DI PROTEZIONE CIVILE

Il sindaco, nella sua qualità di Autorità Comunale di Protezione Civile, al verificarsi di un evento calamitoso, deve prontamente assumere il "comando" ed il coordinamento dei servizi di soccorso ed assistenza alla popolazione e provvedere con i mezzi disponibili agli interventi necessari.

In tale veste il Sindaco risponde delle attività relative all'intera risposta comunale di Protezione Civile, dinanzi ai cittadini, al Prefetto e alla Presidenza del Consiglio, Autorità Amministrative sovraordinate in materia.

In situazione ordinaria

•  istituisce, sovrintende e coordina tutte le componenti del Sistema comunale, per le attività di programmazione e pianificazione (di cui egli stesso è promotore e responsabile), che si svolgeranno presso gli uffici comunali o presso il Centro Polifunzionale.
•  Nomina tra i dipendenti comunali e/o tra personale esterno il Coordinatore del C.O.C. e i Responsabili delle Funzioni di Supporto.
•  Promuove e partecipa attivamente alle manifestazioni atte a divulgare la cultura della Protezione Civile.

In emergenza

il Sindaco, avvalendosi delle strutture e dei loro responsabili designati:

• Dichiara, in caso di evento prevedibile, lo stato di attenzione, ed eventualmente quello di Preallarme e di Allarme, invece in caso di evento non prevedibile proclama lo stato di emergenza, notiziando il Prefetto e la Regione.
•  Istituisce e presiede il C.O.C.
•  Attiva le strutture di Protezione Civile
•  Organizza i primi soccorsi alla popolazione e gli interventi necessari a fronteggiare l'emergenza, utilizzando, qualora fosse necessario, anche lo strumento dell'ordinanza
•  Chiede al Prefetto l'intervento dei VV.FF e delle forze dell'ordine.
•  Provvede a garantire la continuità amministrativa del proprio comune, assicurandone i collegamenti con la Regione, la Prefettura, la Provincia, etc.
•  Informa costantemente la popolazione
•  Provvede alla salvaguardia del sistema produttivo locale
•  Provvede alla salvaguardia dei beni culturali
•  Provvede al ripristino della viabilità e dei trasporti
•  Provvede alla funzionalità delle telecomunicazioni.

IL C.O.C. (Centro Operativo Comunale)

È, quindi, la struttura operativa principale del Sistema, ne è a capo il Sindaco che ne coordina l'attività attraverso il Responsabile del Servizio Protezione Civile, da lui nominato. È costituito da tutti i Responsabili delle funzioni di supporto, come sopra delineati e svolge le sue funzioni soprattutto nel periodo ordinario attraverso riunioni mensili.

Tale organismo opererà in stretta collaborazione per realizzare un'idonea attività di programmazione, attività di previsione e degli interventi di prevenzione dei rischi con l'adozione dei connessi provvedimenti amministrativi. La primaria funzione del C.O.C. è quella di redigere e mantenere aggiornato il Piano Comunale di Protezione Civile.

I n situazione ordinaria tale struttura si occupa di:
•  attuazione degli interventi di previsione, prevenzione
•  predisposizione e aggiornamento della pianificazione
•  elaborazione della cartografia dei rischi
•  predisposizione del modello di intervento d'emergenza
•  predisposizione e gestione di una rete di monitoraggio sulle aree giudicate maggiormente a rischio.
•  Attività di informazione, di formazione e diffusione culturale.

In emergenza
Coordina tutte le attività connesse con il contrasto dell'emergenza Provvede, attraverso le diverse Funzioni di Supporto all'attivazione del Piano di Protezione Civile nelle varie fasi d'emergenza, quali gestione dei soccorsi ed assistenza alla popolazione.

LE SCHEDE RACCOLTA DATI

Un Piano di Protezione Civile che possa definirsi efficiente, efficace e in grado garantire una adeguata risposta di Protezione Civile al verificarsi dell'emergenza, implica un periodico e costante aggiornamento; tale attività non deve limitarsi alla mera verifica dei dati e degli schedari ma presuppone una continua analisi che deve riguardare le condizioni mutevoli del territorio, dei fenomeni, delle novità legislative in materia, delle dotazioni di risorse umani e strumentali.

Tutto questo può avvenire nella sede della conferenza periodica ma anche giornalmente allorché si verificano fatti e circostanze che interessano qualsiasi aspetto del Piano Comunale.

Tale strategia consente di realizzare quella necessaria ed indispensabile forma di sinergia e collaborazione tra i vari rappresentanti delle funzioni di supporto che verranno chiamati a comporre il Centro Operativo Comunale, in modo che, al verificarsi dell'evento calamitoso, saranno in grado, senza incertezze e rimpalli di responsabilità, di sapere

Chi deve fare, cosa deve fare e come farlo

Quest'ultimi, infatti, avranno il compito, in tempo di pace, di trasferire nell'ambito dell'attività di pianificazione, ciascuno per il proprio ambito di competenza, tutto il loro know how , fatto di conoscenze tecniche, amministrative, culturali, esperienze, particolarmente attinenti con la materia in esame.

Al fine di rendere più semplice e sistematica tale procedura dovranno essere predisposti dei gruppi di schede, distinte per singole funzioni di supporto. Tali schede forniscono un valido strumento conoscitivo dell'intera gamma di dati ed informazioni tecniche in gran parte già in possesso dell'Ente Comunale per le finalità istituzionali di propria competenza e che saranno un essenziale terreno di partenza per dare seguito alle successive attività di pianificazione. Per ottimizzare i compiti dei responsabili nella fase di emergenza, lo schedario può essere integrato da un'appendice di schemi di ordinanze e provvedimenti normativi che sarà necessario adottare al verificarsi dell'evento.

LA SALA OPERATIVA

La Sala Operativa, o Centro Polifunzionale di Protezione Civile è sede di lavoro del C.O.C.; al verificarsi dell'emergenza la Sala Operativa si articola in Sala Situazioni, Sala radio, Sala Comunicazioni e Sala Stampa.

Tale sede dovrà essere facilmente accessibile in ogni tipo di situazioni d'emergenza e pertanto sarà localizzata in prossimità delle più importanti vie di comunicazione (arterie cittadine a rapido scorrimento, ferrovia,) o delle aree centrali.

La sala operativa deve garantire un servizio ordinario H24, mentre nell'emergenza, deve prevedere un numero adeguato di postazioni operative (computer con connessione in internet, linee telefoniche e fax, etc.) con un adeguato numero di operatori dotati di una buona capacità di relazione, il cui compito è quello di ricevere, registrare e smistare alla sala situazioni tutte le informazioni relative alle richieste di soccorso o di informazioni provenienti dalla cittadinanza, predisponendo una serie di protocolli standard di comunicazione riferiti alle diverse procedure operative per ottimizzarne l'attuazione.

Nella Sala Situazioni
(cioè, l'unità di crisi) , troverà posto il Sindaco ed i rappresentanti delle funzioni di supporto che si occuperanno di delineare le strategie di intervento.

La Sala radio
in costante collegamento con la Sala Situazioni, ospiterà i volontari specialisti delle radiocomunicazioni e l'accesso a tale sala dovrà essere assolutamente vietato a persone che non rientrano tra gli operatori radio.

La Sala Comunicazioni
rappresenta la sede di tutta la strumentazione a cui lavorano gli addetti al protocollo, al fax, alla fotocopiatrice, ai PC, ad internet ed al data base. Tale spazio, adiacente alla sala radio, ma assolutamente indipendente, deve garantire i rapporti tra tutti gli operatori con l'esterno e l'attivazione di tutte le procedure di smistamento delle segnalazioni pervenute via filo o su carta.

La Sala Stampa
gestita da un Addetto Stampa, che funge da portavoce del Sindaco, sarà situata in prossimità della sala comunicazioni e assicurerà i rapporti con i mezzi di informazione Il Responsabile della sala stampa avrà il compito di informare la popolazione sugli sviluppi dell'evento attraverso dei comunicati e fornire le istruzioni necessarie per la salvaguardia della popolazione e dei beni compromessi sottoponendoli preventivamente all'esame del Sindaco o del Responsabile del C.O.C.

Durante l'emergenza, si dovrebbe istituire un sistema di relazioni con il pubblico (U.R.P.) molto efficace, anche approntando un sistema di risposta telefonica per chi chiede informazioni sul disastro, le sue conseguenze, nonché sulle attività dei soccorritori; questa ulteriore competenza dell'addetto stampa potrà realizzarsi tramite l'attivazione di un numeri verde per favorire la diffusione di questo genere di informazioni.

L'efficienza del Centro Polifunzionale in emergenza sarà garantita dal Responsabile della Sala Operativa che deve assicurarsi della puntuale annotazione e registrazione di tutti gli interventi che vengono effettuati in un'apposita "banca dati eventi ed interventi", di competenza della Segreteria e Gestione dati, al fine di mantenere aggiornata la memoria storica relativa agli eventi che interessano il territorio ed agli interventi posti in essere per fronteggiarli. Il centro dovrà essere attrezzato con tutti gli strumenti utili per prevedere il sopraggiungere degli eventi calamitosi e per gestire l'emergenza e le attività di soccorso.

COME GESTIRE L'EMERGENZA

La gestione dell'emergenza implica, oltre ad un'ampia preparazione specifica nelle tematiche di competenza, anche il possesso di doti e caratteristiche comportamentali in grado di dominare le estreme sollecitazioni emotive che si determinano nel corso di eventi eccezionali, mantenendo adeguati standard di efficienza individuale.

La riuscita di tutte le operazioni, quantunque messa in campo con i criteri di competenza e preparazione professionale, può essere condizionata da fattori di carattere emotivo, in grado di pregiudicare seriamente il risultato che si intende perseguire; se tale aspetto può creare qualche problema nella normale vita quotidiana, nelle fasi di gestione di un'emergenza di Protezione Civile il risultato può avere conseguenze gravissime in termine di salvaguardia delle vite umane e di preservazione dei beni.

Nelle fasi operative relative alla gestione dell'emergenza, occorrono individui dotati anche di un'idonea forma di dominio delle proprie reazioni emotive, autocontrollo e lucidità d'intenti, attraverso cui adottare valide iniziative ed appropriate scelte decisionali.

Dato per scontato che le nomine di Responsabili delle Funzioni di Supporto in capo a funzionari comunali dovrebbe consentire una ottimizzazione delle prestazioni, trasferendo il loro bagaglio professionale dal settore abituale a quello di protezione civile, è altrettanto vero che tutto ciò diventa possibile nel solo caso in cui essi siano effettivamente in grado di superare quella somma di anomalie e peculiarità relative alla gestione dell'emergenza all'interno della sala situazioni.

Una inadeguata capacità di controllare la propria sfera emotiva può causare smarrimento e disorientamento che può tradursi in vero e proprio panico, con un contagioso effetto domino, in sede di unità di crisi che possono determinare decisioni errate, suscettibili di irreparabili conseguenze.

In conseguenze di tali dinamiche psico-comportamentali, assume particolare rilevanza il dover assicurare condizioni di efficienza all'interno della Sala Situazioni, ottimizzando le risorse umane disponibili attraverso periodiche esercitazioni e lavoro di gruppo in modo da presentarsi all'evento preparati e capaci di contrastare gli effetti provocati dallo stress da emergenza.